Importancia herramientas de presentación de reportes/informes.

Importancia herramientas de presentación de reportes/informes.

En el mundo profesional día a día se llevan a cabo millones de presentaciones, ya sea de propuestas, nuevos proyectos, resultados, etc. Power Point siempre ha sido un gran aliado y, tal vez, la herramienta más usada para transmitir nuestras ideas y objetivos. Pero hoy existen más herramientas en la nube que permiten salir de ese lineal, tradicional y aburrido programa que todos conocemos.

Exponer un tema frente a una audiencia representa todo un reto y se deben considerar varios puntos para que tu exposición no termine siendo como una canción de cuna que arrulle a todo tu público. Primero debes tener bien claro el tema que vas a abordar, los puntos principales de dicho tema, es importante mostrar seguridad y confianza, pero también es primordial tener un apoyo visual durante tu presentación.

Cuando decimos que necesitas un “apoyo visual”, no queremos decir que debes mostrar una serie de diapositivas con puro texto referente al tema que vas a presentar, esta forma de hacer presentaciones ya es obsoleta, aburrida y no sorprende a nadie. “Apoyo visual” es mostrar tus contenidos con algo que llame la atención de tu público, que te guíe durante tu exposición y que, a su vez, vaya "ad hoc" con tu tema.

Afortunadamente ya existen varias herramientas que te permiten crear presentaciones innovadoras y diferentes, que además puedes almacenar, editar y presentar en la Nube, es decir, sin estar preocupado por haber guardado la última versión en tu computadora o haber olvidado en casa tu USB antes de salir.

Te recomendamos 3 herramientas con las que puedes empezar a hacer presentaciones digitales, pero sobre todo profesionalmente digitales.

• Prezi Es una herramienta fácil de usar e intuitiva, actualmente es de las más populares. Si decides utilizarla de forma gratuita sólo te permitirá elegir ciertos diseños y plantillas. Con un plan de pago puedes trabajar en equipo de manera remota y puedes elegir más diseños.
• Emaze  Es muy similar a Prezi, tiene animaciones y efectos divertidos y contiene más diseños de plantillas que Prezi. Esta herramienta es ideal si quieres realizar algo rápido pero que se vea profesional. Te da la opción de elegir el plan gratuito o de pago, claro que si pagas tienes derecho a más espacio de almacenamiento, a invitar colaboradores y a descargar presentaciones para verlas cuando no estés conectado.
• PowToon Es una herramienta muy divertida que te permite crear presentaciones y videos animados, lo mejor es que es totalmente gratis. Puede resultar complicado al principio, ya que tiene muchas opciones de menú, pero tiene tutoriales para sacarte de apuros y guiarte en la elaboración de tu presentación.

Internet nos abrió la puerta a un mundo de herramientas para hacer más fácil nuestra vida, sólo tienes que atreverte a salir de tu zona de confort y utilizarlas para tu beneficio. Para tu próxima presentación deja a un lado ese Power Point y personaliza, pero sobre todo profesionaliza, tus presentaciones digitales.

Si de plano tienes más dudas sobre qué contenido colocar en tu presentación o el tipo de presentación que necesitas, conoce más sobre nuestro servicio

¿Por qué es tan importante un buen informe?

• Porque así el cliente verá todo el esfuerzo que hacemos y entenderá  en qué gasta su dinero, lo que mantendrá su confianza en nosotros.
• También para que el cliente vea en qué cosas nos ayuda y en qué otras nos obstaculiza, lo que podría llevar a hacer cambios que mejorasen los procesos y evitasen problemas.
• Porque al hacer el informe vemos en qué punto está cada acción: qué falta, qué más podría haberse hecho, qué feedback se ha tenido. El informe es la reflexión y el análisis del trabajo hecho.
• Además, con él repasamos nuestra diligencia profesional: nuestras capacidades y nuestros fallos, para subsanarlos.
• No olvidemos que es un elemento que servirá de consulta en el futuro, haciendo comparativas o midiendo resultados.

¿Qué es imprescindible en un buen informe?

• Para empezar, debe ser periódico. Hay que establecer unos tiempos fijos que permitan hacer comparativas y mediciones. Además, al ser periódico nos genera un compromiso, una obligación.
• Debe indicar bien la fecha en la que se hace el informe y el periodo de tiempo que abarca, de manera que puedan hacerse métricas y comparativas.
• Ha de tener historia, presente y futuro. Es decir, partir de unos antecedentes, informar sobre lo que ocurre y advertir sobre las expectativas.
• Tiene que incluir un análisis crítico, una reflexión sobre lo que es mejorable y unas conclusiones.
• Además, deben ser cuantitativos pero también cualitativos. Es decir, es necesario atribuir valores a las diferentes variables que estamos analizando (actividades, cobertura, datos económicos, etc.) y trabajar con ellas. De este modo podremos observar la evolución de nuestro cliente desde que trabaja con nosotros.

¿Qué informes hace una agencia de comunicación?

• De actividades:

  • Ha de recoger todas y cada una de las acciones que se han hecho, indicando fechas, nombres y otros datos relevantes.
  • Tiene que indicar qué acciones ha hecho el cliente y cuáles las ha hecho la agencia.
  • Debe diferenciar también entre las acciones proactivas y las reactivas.
  • Ha de indicar qué está pendiente por parte de la agencia y por parte del cliente.
  • Debe incluir unas conclusiones, aspectos a mejorar y próximos pasos.

• De cobertura, el famoso clipping:

  • Es el informe con los impactos en medios (prensa, radio, TV y medios on line) que se han generado por la agencia sobre nuestro cliente, o que se han publicado de forma espontánea (aquí lo explica muy bien Wikipedia: https://es.wikipedia.org/wiki/Clipping)
  • Debe incluir el recorte de prensa,de manera legible, donde se vea la cabecera del medio y el texto donde sale nuestro cliente. Mejor si podemos hacer que se vea el texto que nos interesa y el resto de la página, para darle contexto.
  • Ha de llevar un índice que recoja el nombre de la publicación, el tipo de publicación, la temática, la fecha de publicación y los valores económicos:
    • Por un lado, el valor publicitario equivalente.
    • Por otro lado, una estimación de la  audiencia, la tirada y la difusión del medio. En este enlace te explicamos cómo diferenciar estos conceptos.
  • Siempre tiene que incluir quién ha medido los datos, si son de elaboración propia o los ha hecho una empresa independiente como jp media o mynews.
    • En caso de incluir recortes audiovisuales, debe incluir enlaces y/o un archivo de audio/vídeo.

Lo que debe incluir un informe de cobertura

¡Un ultimo consejo para terminar! Los informes han de ser fáciles de leer y de estudiar. Nada de párrafos farragosos ni de gráficos ilegibles. Texto claro, sencillo y conciso.Incluid fotos, tened cuidado con la redacción y la ortografía y usad un formato amable, con una letra cómoda y uniforme.

Así ahorraremos tiempo y nuestros clientes nos lo agradecerán.

en las organizaciones el informe de gestión se convierte en una manera práctica de reconocer los avances en las funciones de quienes han sido nombrados gerentes.

Normalmente es un instrumento utilizado por las juntas directivas y de socios para conocer el estado de las diferentes gestiones que realiza la organización y sus resultados, los cuales se realizan y revisan una vez al año.

Igualmente esta rendición de cuentas que se realiza de modo anual permite reconocer los logros del período al cual hace referencia y anunciar los objetivos que se trazan para el siguiente periodo.

Sin embargo, cada vez más este instrumento se utiliza para conocer al interior de la empresa los resultados que cada uno de los gerentes de área o proceso obtienen en períodos más cortos a los informes anuales.

De esta manera cada uno de los responsables de proceso o departamento desarrolla planes de trabajo ajustados a los propósitos de la organización y se revisan periódicamente, idealmente cada trimestre.

La elaboración de informes parciales de gestión tiene algunas ventajas para los gerentes, entre ellas podemos mencionar:

? Seguimiento a las actividades y tareas propuestas en la planeación inicial de la empresa y del proceso.

? Monitoreo a los indicadores de gestión y de resultado propuestos para las diferentes áreas de trabajo de los procesos.

? Ajuste y alineación al desarrollo de los planes de trabajo asignados.

? Reconocimiento de las nuevas situaciones que se van presentando en el desarrollo de las actividades y tareas.

? Identificar las fortalezas y debilidades al interior de los procesos.

? Desarrollo de nuevos planes de acción que permitan ejecutar los planes propuestos.

Desde una perspectiva de gestión, estos informes se convierten en una valiosa herramienta que apoya a la gerencia en el conocimiento de los avances reales del plan previo establecido para cada uno los procesos del negocio y de esta manera ajustar, corregir o mantener aquellos aspectos claves en el éxito de la gestión.

El informe de gestión debe entonces expresar de modo concreto y conciso no sólo las cifras económicas y de presupuesto correspondientes al desarrollo de las actividades, sino también las cifras y estadísticas referentes a crecimiento, variación, comparación y promedios sobre las diferentes acciones que se realizan en las áreas de la organización.

La invitación es, entonces, a elaborar por lo menos trimestralmente un informe de gestión que sin duda apoyará la gerencia pero ante todo será una manera práctica de conocer el estado actual del trabajo que realizamos.

LA ESTRUCTURA

El informe consiste en una concatenación ordenada de ideas que se pueden sintetizar en tres o cuatro puntos centrales, en donde se defiende una tesis que queda completamente clara en la primera lectura del mismo. La estructura debe permitir retener los puntos principales del mismo en una lectura rápida, casi en diagonal. Y, si la extensión del informe no lo permite, se debe optar por la fórmula del resumen ejecutivo.

La más eficaz es la estructura clásica de toda redacción (introducción, nudo y desenlace) a su vez, desmenuzable en distintos pasos. Por tanto, selecciona tus ideas, el objetivo que persiguen, asígnales los datos que les corresponda (tablas, gráficos, recuadros...) y comienza a redactar siguiendo la estructura definida.

¿CUÁNTO ESCRIBIR?

No hay un número de páginas exacto ni para cada capítulo ni para el informe. Cada uno aporta su propia información y en función de eso hay que redactarlo. El objetivo de ser breve pero explicativo debe ser constante.

En los informes, el rango de importancia de la información es de menor a mayor. Siempre se empieza por un orden cronológico y secuencial hasta finalizar con unos resultados y conclusiones espectaculares.

PARTES DEL INFORME

La introducción. Presenta la situación objeto del informe y le proporciona al lector la información básica para comprender el resto del documento.

Los antecedentes. Reflejan las razones que nos han llevado a elaborar ese informe. En definitiva, se trata de poner al lector en antecedentes, aportando los datos, recursos o metodologías anteriores que han influido en el tema a tratar. También se destacarán las partes pertinentes del estudio DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) que fue aplicado previamente y que podrían revisarse en este nuevo informe.

La metodología. En este apartado, hay que incluir información sobre el método que hemos usado o pretendemos emplear para abordar el tema propuesto en ese informe. Se detallan todos los procedimientos que lo envuelven presentándolos al lector como idóneos. También es necesario explicar todos los vocablos técnicos utilizados con paréntesis y pies de página para que su significado quede claro a cualquier perfil de lector.

Los resultados. Señalan “lo que hay”, las realidades positivas o negativas que han surgido como consecuencia del empleo de la metodología propuesta y los antecedentes expuestos. En esta parte, los gráficos y tablas pueden ser muy informativos, pero conviene alternarlos con texto para no recargarlo de cifras.

Las limitaciones. Mencionan los datos o fuentes que no se han podido incluir o no se han podido consultar o contrastar al redactarlo. Son las carencias que presentan las soluciones aportadas en ese informe.

Las conclusiones. Es una de las partes más esclarecedoras del informe. El autor presentará las conclusiones a las que ha llegado para lograr modificar la realidad o la situación objeto de análisis.

Las recomendaciones. Este apartado debe ser una herramienta útil para la empresa. Nuestra visión de expertos debe quedar patente recomendando pautas y soluciones con el fin de que sean ejecutadas por quienes corresponda tomar partido. El autor del informe aborda compromisos fruto de sus reflexiones y análisis previos.

Información complementaria. En los anexos deberíamos siempre contar con algunas citas de fuentes secundarias, contrastes con otros datos, comparativas con empresas y fuentes fidedignas para reforzar la tesis central que se expresará en el nudo del informe. Además se debe proponer al lector cómo localizar las fuentes originales utilizadas en el informe (documentos o webs).

¿WORD O POWERPOINT?

A la hora de presentar el informe, ambos formatos pueden complementarse. Word crea documentos diseñados para ser leídos y PowerPoint permite elaborar informes diseñados para ser presentados, no leídos.

Por tanto, en Word se puede hacer un documento altamente explicativo cargado de argumentos y defensa de los mismos y, también, un documento ejecutivo en PowerPoint para ser presentado por el autor u otros destinatarios. Es conveniente que los asistentes a la reunión reciban una copia del informe en soporte digital.

PUBLICIDAD - SIGUE LEYENDO DEBAJO

DOS MODALIDADES

Técnicos. Se dirigen a personas con habilidades técnicas similares a quien redacta el informe y hablan al lector de igual a igual, usando tecnicismos cuyo significado siempre debe explicarse. Este perfil de lector estará en condiciones de interpretar con facilidad ciertas informaciones o datos (tablas, recuadros, gráficos...) que se aporten al documento.

Divulgativos. Se dirigen a un público heterogéneo (de la misma especialización o no que el autor) al cual hay que informar de forma masiva. El uso de tecnicismos es menos abundante. También es posible usarlos siempre que se expliquen. Al ser su finalidad divulgativa, debemos rechazar los datos complejos o superfluos que se desvíen del objetivo concreto del informe.

Cómo organizarlo

Portada. El título es el primer elemento de atracción. Elígelo informativo, llamativo y sugerente, apoyado en un subtítulo explicativo. Que sean imaginativos. También pueden incluirse portadillas para separar distintos capítulos. Una buena encuadernación es fundamental. Detalles como añadir el logo y color corporativos son, a menudo, aconsejables.

Índice.Sirve para numerar los contenidos del informe y sus correspondientes epígrafes. Luego vendrá el cuerpo del informe y el opcional apartado de anexos debidamente paginado. Puede añadirse un índice de tablas y gráficos.

Gráficos, estadísticas, encuestas... Todos los documentos útiles para la comprensión del informe (encuestas, cuestionarios, fotografías...) tendrán cabida, sobre todo al final del documento, para no recargarlo. Aportan información numérica, resumen largas parrafadas o muestran ideas explicativas de cómo se encadenan las ideas.

Detalles estéticos. Usa un tamaño de letra que no desafíe la visión (Arias o Times en cuerpo 11 ó 12), un interlineado cómodo (desaconsejado el doble para los informes, frente al sencillo o de 1,5 líneas) y márgenes y espacios entre párrafos holgados para que descanse la vista. Desaconsejados los subrayados y preferibles la negrita, viñetas y símbolos para resaltar datos.